Formulare: Formular bearbeiten

Dieses Fenster ist in mehrere Reiter unterteilt, in denen Sie die unterschiedlichen Teile des Formulars bearbeiten und das Formular anschließend auch zum Ausfüllen freigeben können.

Reiter "Darstellung"

Hier geben Sie Texte zur grundsätzlichen Darstellung des Formulars an.

  • Der Titel gibt dem Formular einen Namen und sollte möglichst aussagekräftig sein.
  • Wenn Sie Themen angelegt haben, ordnen Sie Ihr Formular einem Thema zu.
  • Die Beschreibung / Inhaltsangabe erscheint in der Übersicht als Tooltip. Sie sollte möglichst kurz gehalten sein.
  • Die Texte über/unter den Feldern werden dem Nutzer auf der Seite des auszufüllenden Formulars angezeigt. Motivieren Sie den Nutzer und geben Sie Hinweise insbesondere auch dazu, was Sie mit den eingegebenen Daten vorhaben und wer sie zu sehen bekommt.
  • Der Bestätigungstext nach Einsendung wird dem Nutzer nach dem Absenden des Formulars angezeigt. Er sollte irgendwo das Wort "Danke" enthalten. ;-)

Reiter "Felder"

Die Felder sind das Herzstück eines jeden Formulars und werden hier definiert. Dabei stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung.

  • Über Feld anlegen definieren Sie ein neues Eingabefeld.
  • Wenn Sie ein Feld fast identisch ein zweites Mal benötigen, klicken Sie auf das Icon Feld klonen.
  • Klicken Sie auf Bearbeiten, um das Fenster Feld bearbeiten zu öffnen.
  • Nicht mehr benötigte Felder können Sie Löschen, einzeln über das Icon oder mehrere mithilfe der Checkboxen und des Buttons "Löschen".
  • Um die Reihenfolge der Felder zu ändern, verschieben Sie diese mit dem Pfeil Vertikal verschieben vorne und klicken Sie anschließend auf Speichern.

Reiter "Freigabe"

Damit Nutzer das Formular angezeigt bekommen, muss es zur Bearbeitung freigegeben werden. Beachten Sie, dass Sie im Bereich "Private" ein Formular lediglich für den anonymen Zugriff freigeben können. Kopieren Sie das Formular, die nötigen Rechte vorausgesetzt, in einen Ihrer Räume, wenn Sie dieses für andere Nutzer des Raumes freigeben möchten.

Die Freigabe erteilen Sie mit der Checkbox Dieses Formular zur Bearbeitung freigeben und anschließendem Speichern. Zusätzlich stehen Ihnen Erweiterte Einstellungen zur Verfügung, um jeden erdenklichen Anwendungsfall abzudecken:

Freigabe

  • Mit der Checkbox Dieses Formular zur Bearbeitung freigeben veröffentlichen Sie Ihr Formular auf der Übersicht. Erst dann kann es von Nutzern ausgefüllt werden.
  • Möchten Sie das Formular weiterhin sichtbar lassen, aber keine Bearbeitung mehr zulassen, können Sie den Aktuellen Stand der Einsendungen einfrieren.

Einsendung möglich ab/bis und maximale Anzahl von Einsendungen

  • Soll das Formular zu einem bestimmten Zeitpunkt erscheinen, können Sie diesen unter Einsendung möglich ab eintragen.
  • Einen Einsendeschluss können Sie im Feld Einsendung möglich bis angeben.
  • Sie können auch eine Maximale Anzahl von Einsendung vorgeben. Ist diese erreicht, kann niemand mehr das Formular ausfüllen.

Nutzerrollen (Achtung: im Bereich "Private" ist die Freigabe nur für den anonymen Zugriff möglich)

  • Über Einsendung möglich für können Sie die Sichtbarkeit des Formulars auf bestimmte Nutzerrollen einschränken.
  • Ebenfalls möglich ist ein Anonymer Zugriff, also ein Ausfüllen des Formulars durch nicht eingeloggte Nutzer. Nach Aktivierung dieser Checkbox und anschließendem Speichern, wird hier ein öffentlich verfügbarer Direktlink auf das Formular angezeigt.

Bindung an Nutzer (nicht im Bereich "Private" verfügbar)

Hier legen Sie fest, wie die eingesandten Formulare an die jeweiligen Nutzer gebunden werden. Kann ein Nutzer seine Einsendung nachträglich einsehen und bearbeiten oder ist die Einsendung anonym? Die Bindung nimmt mit den Optionen von oben nach unten immer weiter ab.

  • Möchten Sie, dass (eingeloggte) Nutzer Ihre Angaben nach Ersteinsendung weiterhin bearbeiten und auch löschen können, lassen Sie die Standard-Einstellung Normal angehakt.
  • Sollen Nutzer ihre Angaben korrigieren, aber die Einsendung nicht komplett zurückziehen können, aktivieren Sie Nicht nachträglich löschbar.
  • Nicht nachträglich änderbar bedeutet, dass der Nutzer seine Einsendung weder bearbeiten noch löschen kann.
  • Wird Keine Bindung angehakt, bekommt der Nutzer bei jedem Aufruf das leere Formular angezeigt und er kann es erneut ausfüllen und einsenden. In der Auswertung erscheinen alle Einsendungen des Nutzers.
  • Ist Anonym ausgewählt, wird bei eingehenden Formularen nicht gespeichert, wer dieses eingesandt hat. Dieser Modus gilt natürlich auch für alle nicht eingeloggten Nutzer, wenn Anonymer Zugriff (s. o.) aktiviert wurde.

Sichtbarkeit der Ergebnisse (nicht im Bereich "Private" verfügbar)

  • Sollen sich alle Nutzer immer die Einsendungen ansehen können, wählen Sie die erste Option.
  • Um die Meinung des Nutzers nicht durch vorheriges Ansehen der anderen Einsendungen verfälschen zu lassen, wählen Sie die Option nach Einsendung.
  • Die Standard-Einstellung erlaubt die Einsicht der Einsendungen durch die Nutzer gar nicht. Nur mit Administrationsrechten in der Funktion bzw. bei eigenen Formularen sind die Ergebnisse sichtbar.

Ausgeblendete Spalten (nicht im Bereich "Private" verfügbar)

Möchten Sie eine der Spalten Erstellt, Letzte Änderung oder Nutzer in den Ergebnissen für Nutzer ausblenden, setzen Sie die entsprechende Checkbox.

Benachrichtigungen und Ergebnisse per E-Mail

Möchten Sie per Systemnachricht über eine neue Einsendung benachrichtigt werden, dann setzen Sie ein Häkchen in der Checkbox. Beachten Sie, dass Sie dafür in den Systemnachrichten unter „Benachrichtigungen festlegen“ zusätzlich definieren müssen, auf welchem Wege Sie bei neuen Formular-Einsendungen informiert werden möchten.

Außerdem können Sie sich neue Einsendungen direkt per E-Mail zuschicken lassen. Geben Sie einfach Ihre E-Mailadresse in das Textfeld ein. Dies kann auch eine externe E-Mailadresse sein. Füllt jemand das Formular aus, so erhalten Sie die eingegebenen Daten umgehend per E-Mail.

Optional können Sie sich nach Einsendeschluss die gesammelten Einsendungen per E-Mail zustellen lassen. Tippen Sie dafür Ihre E-Mailadresse in das Textfeld und klicken auf „Speichern“. Ist der Einsendeschluss erreicht (definierbar oben unter „Einsendung möglich bis“), erhalten Sie eine E-Mail mit einer ods-Datei im Anhang. Die Tabelle lässt sich mit einer Tabellenkalkulation öffnen und weiterverarbeiten. So haben Sie alle Formulareinsendungen direkt im Blick.