Klicken Sie in der Funktion "Konferenz" auf den Link "BigBlueButton starten" rechts. Teilnehmer müssen darauf warten, dass ein Moderator die Konferenz betritt, können dann aber direkt mithören und, falls aktiviert, Kamerabilder und die Präsentation sehen. Im ersten Schritt wählen Sie, ob Sie der Konferenz mit Mikrofon beitreten oder nur zuhören möchten – erlauben Sie den Zugriff auf das Gerät im Pop-up Ihres Browsers. Sie können aber auch später noch innerhalb der Konferenz jederzeit Ihr Mikrofon und auch Ihre Kamera über die jeweiligen Icons freischalten. Geben Sie das Mikrofon frei, erfolgt ein Echotest. Hören Sie sich hier nicht selbst, klicken Sie auf „Nein“. Sie können dann die Audioeinstellungen ändern und den richtigen Mikrofoneingang und Lautsprecherausgang wählen. Bestätigen Sie mit „Ja“, treten Sie dem Konferenzraum direkt bei.
Aktivieren Sie, falls gewünscht, zunächst Ihre Kamera über das Icon "Webcam freigeben" unten. Hier stehen Ihnen weitere Icons zur Verfügung: Schalten Sie z.B. Ihr Mikrofon frei bzw. stellen dieses stumm. Wenn Sie das Audio beenden, hören Sie nicht mehr, was in der Konferenz besprochen wird. Sie werden gleichzeitig stumm geschaltet. Als Präsentator haben Sie zudem die Möglichkeit, Ihren Bildschirm mit den anderen Teilnehmern zu teilen. Mit Klick auf das Icon "Bildschirm freigeben" öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie das zu teilende Fenster oder den zu teilenden Bildschirm auswählen. Über das Icon an gleicher Stelle können Sie das Screensharing wieder beenden.
Möchten Sie sich ganz auf die Konferenzteilnehmer und den Videostream fokussieren und benötigen die Präsentationsfläche nicht, können Sie diese über das Minus-Icon am rechten oberen Rand des Whiteboards verbergen. Sie ändern so nur Ihre eigene Ansicht. Jeder Teilnehmer passt diese für sich selbst an. Mit einem Klick auf das Icon "Präsentation wiederherstellen" unten rechts blenden Sie die Fläche wieder ein.
Möchten Sie mit den Konferenzteilnehmern eine zuvor erstellte Präsentation auf dem Whiteboard teilen, so klicken Sie als Präsentator auf das Plus-Icon unten links und wählen "Präsentation verwalten". Hier finden Sie die zuvor über die Dateiablage des Plattform-Raumes freigegebenen Dateien.Sie können auch weitere Dateien unabhängig von der Dateiablage hochladen: die Dateien einfach in das dafür vorgesehene Feld ziehen. Im Anschluss mit dem Hochladen-Button bestätigen.Wählen Sie über die jeweiligen Icons, ob die Teilnehmer die Datei herunterladen dürfen oder nicht und markieren die Präsentation mit einem grünen Häkchen, die Sie aktuell aktivieren und mit Ihren Teilnehmern auf dem Whiteboard teilen möchten. Es kann immer nur eine Präsentation aktiv sein.
Nicht alle Konferenzteilnehmer verfügen über die gleichen Rechte. Es gibt drei unterschiedliche Rollen:
Moderatoren der Konferenz können über das Zahnrad-Icon an der Teilnehmerliste die Teilnehmer verwalten und grundlegende Einstellungen für den Raum festlegen:
Klickt ein Moderator auf den Namen eines Teilnehmers, öffnen sich weitere Optionen zu dieser Person. Hier kann der Moderator u.a. einen einzelnen Teilnehmer stumm schalten, zum Moderator befördern (und zum Teilnehmer zurückstufen), zum Präsentator machen oder aus der Konferenz entfernen.
Ein Präsentator kann über das Icon "Bildschirm freigeben" den eigenen Desktop oder einzelne Anwendungen mit den Teilnehmenden teilen. Nur ein Präsentator verfügt außerdem über das Recht, Umfragen zu starten, Präsentationen hochzuladen oder ein externes Video zu teilen, um dieses gemeinsam mit den Teilnehmern anzuschauen (diese Aktionen finden Sie mit Klick auf das blaue Plus-Icon). Als Präsentator bedienen Sie außerdem das Whiteboard. Über die Icons rechts nutzen Sie die unterschiedlichen Werkzeuge.Beachten Sie, dass es nicht mehr als einen Präsentator gleichzeitig geben kann!Moderatoren können jederzeit andere Moderatoren oder auch Teilnehmer zum Präsentator ernennen. Klicken Sie dafür einfach die jeweilige Person über die Teilnehmerliste an und wählen den Punkt "Zum Präsentator machen". Möchten Sie als Moderator selbst die Präsentation übernehmen, klicken Sie auf Ihren eigenen Namen oder das Plus-Icon unten links.
Teilnehmer können per Klick auf ihren Namen einen Status setzen und so z.B. die Hand heben. Außerdem können Sie sich, falls dies von der Moderation nicht unterbunden wurde, per Mikrofon zuschalten und ihre Webcam freigeben. Auch der private und öffentliche Chat und die geteilten Notizen stehen allen Teilnehmern standardmäßig zur Verfügung. Möchten Sie dies als Moderation verhindern, klicken Sie auf das Zahnrad-Icon an der Teilnehmerliste und wählen dort den Punkt "Teilnehmerrechte einschränken".